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论施工招标代理工作的重要性

2015/03/18

如何把控好施工招投标各项工作环节,那是至关重要的,它对整个工程项目的建设实施具有关键性的引导作用,这不仅关系到施工界面的划分,而且还关系到工程质量、工期、资金等合同条款的事前约定。更重要的是,它还直接关系到能否选定一个合格且中意的施工单位。因此,认真做好施工招标代理的各项工作显得至关重要。那如何做好施工招投标工作呢?笔者从事招投标工作十几年,通过上百个施工招标项目的实践洗礼,在此从几方面谈谈体会。

  一、要重视招标文件的编制工作
  招标文件是发包人择优选取承包商的书面文件,也是投标人编制投标文件的依据,还是评标委员会的准则,更是重要的法律文件,其对整个施工承发包阶段起着根本性的制约作用。招标文件的内容一般包括:投标人须知、工程技术要求和设计文件、工程量清单、投标文件的格式及附录、评标办法、拟订合同的主要条款等,其中投标人须知、工程量清单和拟定的施工合同条款更不容忽视。
  其一,投标人须知应清晰明了,所述内容不能含糊其词,都应清楚地告知投标人,以免误导投标人。另外,对每个项目要有针对性,特别是现场情况、工程特点这部分,每个项目都不同,招标工程师在编写投标人须知前必须先到现场踏勘,一定要有自己的感性认识,这样既能如实客观地反映出真实情况,又能做到心中有底,有问必答,可以从容地应对投标人的质询。
  其二,工程量清单是投标单位进行公平竞争的基础,也是编制商务标的依据。因此,工程量清单必须规范合理、描述清晰、客观公正。编制工程量清单时要特别注意以下几个方面:
  1.项目单体划分要清晰,完全相同的项目单体可以进行合并,同时不能遗漏任何单体,哪怕是门卫或是垃圾房也不能遗漏,应该保持工程项目的完整性。
  2.分部分项工程量清单的编制要做到编码输入准确,子目名称准确,项目特征准确,工作内容描述准确等四个准确。若有一个不准确则会给投标单位编制投标清单带来困惑,或者造成投标的不平衡报价。
  3.清单、措施费、其他项目、规费、税金等各表格间数据及编制说明中的相关数据应统一,不能前后矛盾和出现不同版本。
  其三,拟定的合同主要内容应包括协议书、通用条款、专用条款,它是招标文件的重要组成部分,是订立工程发包合同的基础,具有严格的法律时效和效力,因此应随招标文件同时发出。在此,应避免一个错误的观点,即认为订立合同是招标以后的事情,可以草草了事。切记草草拟定的合同可能对日后正式订立合同带来极大的争议及纠纷,造成法律后果,甚至导致招标工作的失败。因此,招标代理人应及时和招标人说明利害关系,根据自己掌握的专业知识在与招标人进行充分沟通的基础上,正确使用合同文本及拟定合同的主要内容,将这部分内容编写仔细,编写完整。
  二、要与招标人多沟通
  招标代理是为招标人服务的,因此如何与招标人进行沟通,贯彻执行招投标法律法规,理解招标人的想法并最终达到招标的目标,这是一项重要且动态的工作。
  首先,是招标前期的沟通。招标代理掌握的项目情况和对项目的熟悉程度往往比招标单位掌握的情况更全面些。前期与招标人沟通不仅是对招标人的尊重,而且还可以建立良好的工作关系,更重要的是能详细地了解项目的情况,可以把招标文件编写得更严密、更完整。前期沟通还有一个极其重要的作用就是正确地引导招标人严格贯彻执行招投标法律法规。因为多数招标人并不精通工程招投标这项法律性和程序性都很强的工作,往往会提出很多想法,其中有很多极不合理又不合法。例如,有些招标人在无施工图纸和尚不具备工程量清单编制条件的情况下要求招标,我们就需要对招标人进行解释和说明,劝导他们待图纸出齐后进行招标,对解释不通的招标人,宁可不接项目,也不做虚拟工程量的假清单,这样不仅可以避免招标人的项目风险,而且还可以维护招标代理人自己的声誉。
 
 其次,是中期的沟通。招标文件发出后,投标人会根据自身的要求及对招标文件的不同理解提出各种疑问。对于招标工程师来说,在收到疑问函后应及时与招标人沟通,并与招标人共同探讨,以一种严肃的态度来对待和处理各种问题,而不是草率应付或者回避。中期的沟通对保证施工招标工作的顺利进行有着十分重要的现实意义。
  再次,是后期的沟通。评标工作结束后,招标人往往对后期很多工作并不知晓,对于评标结束后要做哪些事情,如何来收尾会有些茫然。招标工程师应该有始有终,主动告知招标人施工招标后期的一些事宜,例如:公示、备案等,协助招标人完成招标最后阶段的工作。这样,招标人会感受到招标代理人的服务作用,进而提高对招标代理的认可度。
  其实,在整个施工招标过程中,招标代理和招标人的沟通无时无刻地存在,包括有些招标投标过程中还有询标等环节。只有与招标人多沟通才能更完善各方面工作,毕竟招投标过程不是简单地走流程,仅个人埋头苦干往往只能事倍功半,需通力沟通与合作才能使招标工作非常顺利地完成。
  三、要深化商务标的回标分析
  在商务标开标后,招标工程最重要的任务是做出商务标的回标分析报告。做一份合格的商务回标分析报告并不难,但要作出一份质量高、有深度的商务回标分析报告就不简单了。目前,一般的商务回标分析通常只是对投标总报价、措施费报价(主要是安全文明施工措施费报价是否按照有关规定来计取,其他措施费是否存在“0”报价和象征性报价)和主材报价(钢筋、水泥、商品砼等主要材料是否低于市场信息价的90%)进行汇总。这种分析过程较程序化,比较单一,缺乏一定的深度。因此,除此之外,我们还应仔细分析综合单价,特别注意那些异常报价,必要时对其工、料、机消耗量和单价要做一一分析,对确实存在问题的子目应做好质疑和澄清工作,不能怕麻烦。通过不少项目的实践,笔者深深体会到,如果我们能够在评标前的回标分析中对部分有疑问的子目有详细的分析,并把这份详细的回标分析提供给评标专家,这对评标专家是有很大帮助的,有助于评标工作的顺利完成,同时也提升了招标工程师的专业内涵。
  总之,施工招标是一项十分敏感的工作,涉及到招标人的重大利益,而施工招标代理工作稍有不慎就会造成严重的后果,引起各方的纷争。因此,重视施工招标代理工作细节,特别是重视招标文件编制、与招标人的沟通及商务回标分析工作显得尤为重要。